Para disponibilizar o PdC para seus clientes (os Contribuintes) é necessário entender alguns conceitos utilizados e como fazer para tirar o melhor proveito. O principal deles é como configurar as permissões de um usuário.
O controle de acesso do PdC visa permitir que usuários cadastrados realizem as tarefas a eles atribuídas nas entidades autorizadas. Vamos ver o que é cada uma dessas entidades:
Usuário: É uma pessoa identificada através de um e-mail único que pode acessar o PdC;
CNPJ: É o CNPJ 14 (xx.xxx.xxx/xxxx-xx) de um contribuinte cadastrado no VincoDFe;
Grupo: É o coletivo de CNPJ. Utilizado para agrupar CNPJs da forma que for conveniente. Visa facilitar a permissão de acesso aos usuários. A inclusão ou exclusão de CNPJs em um grupo afeta todos os usuários que tem acesso a esse grupo. Exemplos de critérios para agrupamento de CNPJs:
CNPJs de um grupo empresarial;
Lojas próprias de uma rede;
Lojas franqueadas de uma rede;
Lojas de uma região de uma empresa
Regionalização de escritórios de contabilidade.
Gestor: É um usuário que tem a permissão de convidar novos usuários, novos gestores e alterar o acesso de usuários para os CNPJs que tem acesso.
Marcador: é um rótulo que relaciona o usuário ao seu gestor. Um usuário pode ter vários marcadores, desde que seu gestor os tenha. É importante para que a substituição de um gestor seja facilmente propagada para todos os usuários administrador por ele.
Permissões: São as atividades que um usuário pode realizar nos CNPJs que tem acesso; São elas:
Consultar documentos - acesso aos DF-e com diversos filtros disponíveis. Concedida a todos os usuários;
Baixar XML: permite copiar os XML para a máquina do usuário. Concedida a todos os usuários;
Enviar DFe por e-mail: permite que o usuário acione o reenvio do XML para o e-mail constante no XML ou envio para outro e-mail. Concedida a todos os usuários;
Manifestação: permite realizar ações de manifestação do destinatário no portal, interagindo com o Serviço de Distribuição ao Atores da NF-e" do portal Nacional da NF-e. Poderá dar ciência (que faz a baixa do XML do Portal Nacional para o PdC) e informar os outros eventos seguinte (desconhecimento da operação, Operação não realizada, confirmação da operação);
Gestor de usuários: Administra usuários que tenham o mesmo Marcador;
Certificado digital: Consulta, inclui e exclui certificados digitais nos servidores do VincoDFe em nuvem.
ATENÇÃO: O armazenamento de certificado na nuvem não deve ser entendido como um backup. Ele tem o propósito único e exclusivo de interagir com os entes tributários para os serviços relacionados ao ciclo de vida do DF-e. O produto VincoDFe não implementa nenhuma forma de recuperação de certificados. Não há nenhuma forma de obter o certificado digital armazenado no VincoDFe para outras finalidades.